Das Telefon ist im Büro – neben Laptop und PC der gebräuchlichste Gegenstand. Aber genau hier liegen auch oft die Probleme für das Budget begründet, denn das Telefon  verursacht eben richtig hohe Kosten und gerade dann, wenn Mitarbeiter beschäftigt werden, ist die Kostenkontrolle besonders wichtig.

Wer eine Kostenübernahme für Privatgespräche mit den Mitarbeitern vereinbart, spart zwar Kosten, muss hier aber auch eine regelmäßige Kontrolle durchführen, welche Gespräche wann und zu welchem Teilnehmer geführt wurde.

Besonders dann, wenn die Telefonrechnung einschließlich Gesprächsauflistung nur noch online vom Provider zugesandt wird, bestehen  teilweise große Probleme, die Kostenzuordnung langfristig möglich zu machen, denn die Provider bewahren Details zur entsprechenden Telefonrechnung häufig nur 80 Tage auf.

Eine gute Software kann hier nicht nur richtig Kosten sparen, auch der Überblick über die geführten Gespräche bleibt langfristig erhalten, wenn die Telefonkostenkontrolle im eigenen PC-System erfolgt.

Eine gute Auswertungssoftware für die Telefonkosten lädt die Daten aus dem Internet selbständig herunter und archiviert sie dauerhaft im eigenen System. So kann auch nach langer Zeit noch genau nachvollzogen werden, aus welcher Herkunft die jeweiligen Telefonkosten stammen und eine Telefonkostenkontrolle für Unternehmen ist leicht durchführbar.

Programme für die Archivierung von Telefonrechnungsdaten können aus dem Internet heruntergeladen werden und oftmals auch bis zu 30 Tage kostenlos getestet werden.

Isytake ist ein Programm, das für die Archivierung der Telefondaten nach einer Testphase von 30 Tagen zum günstigen Preis von 10 Euro für die Lizenz preiswerte Kostenkontrolle für die Telefonkosten ermöglicht.

Rechnungstransparenz wird so möglich, wenn Rechnungsdaten nur 13 Monate und Einzelgesprächsnachweise lediglich 80 Tage beim Provider aufbewahrt werden. Und selbst wenn die Synchronisation aus dem Internet nicht auf Anhieb funktioniert, ist der manuelle Datendownload mit wenigen Handgriffen erzielt, damit die Daten dann dauerhaft archiviert werden können. So können auch gleich die Aufbewahrungspflichten für Belege sinnvoll erfüllt werden.